Jeśli stoimy przez zadaniem zaplanowania ważnego spotkania na świeżym powietrzu – festiwalu rodzinnego, koncertu jubileuszowe czy pikniku pracowniczego – musimy mieć na uwadze jedno: organizacja imprez plenerowych nie należy do najłatwiejszych. To dlatego wielu z nas decyduje się powierzyć to zadanie profesjonalistom. Po naszej stronie będzie wówczas nakreślenie orientacyjnej liczby gości oraz określenie, w jakim mniej więcej klimacie miałaby się taka impreza odbyć. Resztą zajmie się profesjonalna firma, dla której organizacja imprez plenerowych to chleb powszedni. Z pewnością organizacja imprez plenerowych powinna zacząć się od ustalenia konkretnego miejsca, gdzie taka akcja miałaby się odbyć. Niemal w każdym mieście znaleźć można ciekawe lokalizacje, w których organizacja imprez plenerowych jest bardzo popularna. Często są to parki, skwerki, kampusy studenckie, lotniska czy stadiony. Jeśli mamy upatrzone wymarzone miejsce na taką imprezę, warto powiedzieć to firmie, która zajmuję się jej organizacją. Kolejnym etapem jest wybór adekwatnego terminu. Organizacja imprez plenerowych zazwyczaj ma miejsce w okresach wolnych od pracy – podczas długich weekendów czy Świąt. Warto przeprowadzić krótkie głosowanie wśród potencjalnych gości, kiedy planowana akcja powinna mieć miejsce. Wówczas mamy szansę wybrać najbardziej optymalny termin.